6 способов оптического распознавания символов (OCR) могут помочь вашему бизнесу
Введение
Есть много способов сделать свой бизнес более плавным. Однако поиск правильного инструмента, который повысит производительность ваших работников и снизит стоимость используемых вами ресурсов, может занять некоторое время.
Одним из инструментов, который почти всегда пригодится, является программное обеспечение для оптического распознавания символов, которое принесет пользу вашей компании во многих отношениях. Не все платформы оптического распознавания символов одинаковы, и между ними есть некоторые существенные различия. Но нельзя отрицать, что каждый из них будет положительным изменением на вашем рабочем месте.
Что такое оптическое распознавание символов?
Оптическое распознавание символов это способ преобразования рукописного, печатного или напечатанного текста в текст, читаемый машиной. Важно отметить, что это превратит физический текст в цифровой текст, который можно редактировать или манипулировать различными способами.
Оптическое распознавание символов также можно использовать для преобразования PDF-файлов в редактируемый текст. Это может быть достигнуто с помощью программного обеспечения OCR. В Интернете есть много бесплатных способов конвертировать PDF-файлы в текстовые документы, но некоторые из них лучшее программное обеспечение для распознавания текста потребуется ежемесячная подписка.
Этот тип программного обеспечения иногда может потребовать приобретения дополнительного оборудования, такого как сканеры, но лучшее программное обеспечение в этой категории сможет сделать это без дополнительных инвестиций. Для выполнения преобразования OCR использует передовые методы искусственного интеллекта, такие как интеллектуальное распознавание символов, которое может даже распознавать языки или стили почерка.
Программное обеспечение для оптического распознавания символов позволит вам ускорить скорость, с которой ваша команда может отправлять и получать данные, форматировать файлы, отправлять традиционные письма и электронные письма и редактировать данные.
6 способов оптического распознавания символов (OCR) могут помочь вашему бизнесу
1. Более быстрый ввод данных
Выполнение процесса ввода данных вручную станет утомительным для любого после нескольких часов работы. Не нужно утомлять своих сотрудников такой работой, когда есть полезные способы конвертировать документы и важную информацию за считанные минуты.
Самое главное, работники, которые не получают удовольствия от своей работы, через некоторое время будут более склонны к ошибкам. Хотя программное обеспечение OCR часто не обеспечивает 100% точность и точность в зависимости от используемого вами продукта, все же намного проще преобразовать документ и вычитать его, чем вручную писать тысячи слов.
Программное обеспечение для быстрого оптического распознавания символов может преобразовать данные за считанные секунды, а сотни страниц могут быть преобразованы за считанные минуты. В зависимости от точности используемой программы редактирование не должно занимать много времени, и они смогут мгновенно получить доступ к этому файлу в будущем.
2. Снижает стоимость
Внедрив программное обеспечение для оптического распознавания символов на свое рабочее место, вы значительно сократите расходы. Вам не нужно будет платить дополнительным сотрудникам, так как вам понадобятся только сотрудники, которые будут контролировать и, возможно, переписывать отсканированные документы. Вы можете перенаправить свои средства в другие сектора вашей компании.
Еще один способ снижения стоимости программного обеспечения для оптического распознавания символов заключается в том, что вам не нужно тратить деньги на физические материалы, такие как бумаги и картотеки. Компания, которая использует цифровые документы, а не бумажные, также много сделает для окружающей среды.
К сожалению, хорошее программное обеспечение для оптического распознавания символов не бесплатно, и вы можете вложить деньги в покупку программы, которая подходит вам больше всего. Некоторое программное обеспечение для оптического распознавания символов требует разовой покупки, в то время как для других требуется ежемесячная подписка, в обоих случаях это стоит гораздо меньше денег, чем расходы на дополнительных сотрудников и их обучение.
3. Облегчает поиск данных
Представьте себе комнату с сотнями картотечных шкафов, некоторые из которых классифицированы соответствующим образом, а некоторые нет, рабочие иногда теряют их, что еще больше усложняет работу. Программное обеспечение для оптического распознавания поможет вам превратить многочисленные шкафы данных в единый сервер, доступный для всех ваших сотрудников.
Благодаря различному программному обеспечению для обмена данными и установленным серверам в вашем бизнесе ваши сотрудники найдут необходимые данные за считанные секунды. Превратив свои данные в цифровые файлы, вам потребуются системы управления документами и, возможно, дополнительное обучение.
Однако в долгосрочной перспективе это значительное преимущество, которое сэкономит вашим сотрудникам сотни часов.
4. Повышенная безопасность данных
В то время как онлайн-данные и сервисы потенциально могут быть взломаны, наличие физических документов представляет гораздо более высокий риск для бизнеса. Способы, которыми ваш бизнес может оказаться под угрозой из-за стихийного бедствия, пожара, кражи или нечестных сотрудников.
Однако, внедрив систему управления документами, вы можете установить разрешения для своих работников. Каждый сектор может получить доступ только к той информации, которая необходима ему для работы. Как уже упоминалось ранее, онлайн-данные могут быть взломаны, но зашифровав ваши данные, шансы станут намного ниже.
Есть много способов повысить безопасность ваших данных в Интернете, и это намного дешевле, чем потеря бумажных файлов в результате несчастного случая. Чтобы обеспечить максимальную защиту, вы должны найти резервные серверы, которые могут быть доступны в любое время.
5. Делает документы редактируемыми
Бумажные документы требуют копирования дополнительных документов, и этот процесс может занять некоторое время. Кроме того, если вы совершите ошибку, вероятно, не будет много способов ее исправить. С другой стороны, цифровые документы, такие как PDF-файлы или файлы Word, можно копировать столько раз, сколько вы хотите, и их можно сразу же отправлять по электронной почте. Извлечение данных из PDF документы также намного быстрее при использовании программного обеспечения OCR.
Что предлагают цифровые документы, так это возможность редактировать их, не беспокоясь о неисправимых ошибках. Вы можете найти нужный документ, отредактировать его и переслать по электронной почте за считанные секунды или распечатать при необходимости. Цифровые файлы можно редактировать прямо на месте, а также при необходимости их можно преобразовать в различные типы файлов.
Вы заметите самую большую разницу в электронных таблицах и таблицах, так как физически их гораздо сложнее заполнять или редактировать.
6. Повышает удовлетворенность сотрудников
Как уже упоминалось ранее, облегчая работу своим сотрудникам, вы, скорее всего, повысите их производительность и общее удовлетворение. Выполняя утомительную работу по переписыванию старых документов вручную и вводу каждого слова, вы мешаете им выполнять другую, важную работу.
В целом сложнее работать с бумажными файлами, и их сложно отформатировать соответствующим образом с помощью программного обеспечения для редактирования текста. Сотрудники будут терять время не только на переписывание, но и на форматирование и поиск правильного способа придать документу смысл в цифровом формате.
Советы по выбору программного обеспечения для оптического распознавания символов
Хотя любое программное обеспечение для оптического распознавания поможет вам в оцифровке бумажных документов, есть некоторые моменты, которые следует учитывать, прежде чем выбрать платформу для своего бизнеса.
В зависимости от размера вашей компании покупка оптического распознавания символов не должна быть большой статьей расходов, однако некоторые решения OCR необходимо приобретать отдельно для каждого человека, которому необходимо их использовать.
С технической точки зрения вам следует проверить типы документов, которые были упомянуты на веб-сайте программного обеспечения, которое вы планируете приобрести. Если ваша компания работает в сфере финансов, вам следует тщательно выбирать программное обеспечение, поддерживающее финансовые и юридические документы.
Точность является одним из наиболее важных аспектов программного обеспечения для оптического распознавания символов, вы не захотите использовать продукты с низкой точностью. Низкая точность означает дополнительную работу для ваших сотрудников, которая может занять столько же времени, сколько переписывание вручную. Точность выше 80% считается адекватной.
Скорость общего преобразования из бумажного в электронный файл также следует учитывать перед совершением покупки. Конечно, в зависимости от различных ситуаций и файлов вы не можете ожидать, что преобразование будет мгновенным, но вы должны иметь в виду, что лучшему программному распознаванию символов требуется не более нескольких секунд для завершения преобразования. Следует серьезно отнестись ко времени, которое требуется для завершения процесса, поскольку вам может потребоваться преобразовать сотни документов.
Помимо наиболее очевидных атрибутов программного обеспечения для оптического распознавания символов, есть определенные функции, которые включает в себя хорошее оптическое распознавание символов. Ваше программное обеспечение для оптического распознавания символов должно иметь алгоритмы, которые могут улучшить качество отсканированных изображений и выполнить более точное преобразование.
Другие важные аспекты включают возможность классифицировать документы по их типу и языку. Если у вас мультикультурная команда или ваш бизнес не находится в англоязычном регионе, вы можете поискать программное обеспечение, поддерживающее ваш местный язык.
Если ваши документы на языке, отличном от английского, и вы используете программное обеспечение, которое не поддерживает другие языки, вы можете получить неточные преобразования.
Вывод
Внедрение программного обеспечения для оптического распознавания поможет вам пройти через неизбежную оцифровку вашего документа. Программное обеспечение для оптического распознавания пойдет на пользу производительности вашей компании, а также общему моральному духу ваших сотрудников.
Хотя существует множество полезных OCR, вам следует подумать о покупке OCR, который будет поддерживать потребности вашей компании и ее цели в будущем.
Продолжить чтение
