Что следует учитывать при выборе программного обеспечения для управления рабочим процессом
Для владельца бизнеса важно иметь эффективный рабочий процесс для управления бизнес-операциями.
Таким образом, вы сможете быстрее и без задержек отвечать на вопросы или запросы ваших клиентов. Кроме того, вам будет намного проще распределять задачи между различными отделами вашей компании, не перегружая их.
Мало того, наличие рабочего процесса улучшает общение между вашей компанией и ее клиентами. Это может помочь вам узнать, каковы их болевые точки и как вы можете лучше их обслуживать.
Для настройки, выполнения и мониторинга рабочего процесса вашей компании вам потребуется программное обеспечение для управления рабочим процессом. Это поможет вам лучше контролировать процессы и процедуры вашей компании за счет объединения человеческих и автоматизированных задач.
В этом посте я поделюсь с вами пятью вещами, которые следует учитывать, прежде чем выбрать программное обеспечение рабочего процесса для вашей организации.
1. Индикатор статуса SLA
Перед тем, как вы начнете работать с любым клиентом, обе стороны обычно подписывают соглашение, в котором вы точно указываете, чего они должны ожидать, как вы будете выполнять проект, какие показатели вы будете измерять, чтобы подтвердить, действительно ли вы выполнили задачу, как предполагалось, и так далее.
Это известно как соглашение об уровне обслуживания (SLA). Чтобы отслеживать SLA и убедиться, что обе стороны находятся на одной странице, вам нужен индикатор состояния SLA.
Индикатор состояния SLA использует цветовые коды для отслеживания хода выполнения проекта и уведомления о ожидающих решениях задачах, требующих срочного внимания. Таким образом, вы можете узнать, что уже сделано, и области, которые еще предстоит охватить.
Этот индикатор состояния также отправляет предупреждения по электронной почте, чтобы информировать вас об соглашениях об уровне обслуживания, о которых вы, возможно, забыли.
Выбирая программное обеспечение для управления рабочими процессами для своей компании, убедитесь, что оно поддерживает эту функцию. В противном случае вы можете разочаровать своих клиентов в долгосрочной перспективе.
2. Облачный хостинг
Еще одна важная функция, на которую следует обратить внимание в программном обеспечении для управления рабочими процессами, — это облачный хостинг. Это потому, что это дает вам и вашим сотрудникам неограниченный доступ к информации, где бы вы ни находились.
Сейчас, когда все больше людей работают удаленно, это важно как никогда. Вы не хотите ситуации, когда вы собираетесь ответить на запрос клиента и в конечном итоге обнаруживаете, что не можете, потому что ваш хостинг не основан на облаке.
Кроме того, облачный хостинг обычно более безопасен и помогает членам вашей команды эффективно и действенно сотрудничать независимо от их местонахождения.
3. Интеграция с другими облачными сервисами
Программное обеспечение для рабочих процессов, которое вы выбираете для своей организации, не должно существовать изолированно. Вот почему вам нужно выбрать тот, который легко интегрируется с другими облачными сервисами. Таким образом, вы можете выполнять больше задач с одной панели инструментов без необходимости переключаться между разными категориями программного обеспечения.
Например, если вы управляете маркетинговым агентством, ваш типичный рабочий процесс выглядит так:
- Убедитесь, что веб-сайт вашего клиента правильно настроен для конверсий.
- Планируйте свой контент-календарь
- Создавайте качественный контент для них
- Создайте сопровождающие изображения и визуальные эффекты для каждого контента
- Убедитесь, что их страницы оптимизированы для поисковых систем.
- Публикация на их любимой CMS
- Продвигайте и распространяйте их контент повсюду
Для такого рабочего процесса вам необходимо программное обеспечение рабочего процесса, которое интегрируется с системой управления контентом (CMS), инструментом для работы с электронной почтой, программное обеспечение для управления проектамиинструмент распространения контента, инструмент планирования контента и так далее.
Таким образом, вы можете выполнять все свои задачи и эффективно сотрудничать прямо с одной панели инструментов.
4. Без кода и удобный для пользователя
Никто не хочет использовать программное обеспечение рабочего процесса, в котором сложно ориентироваться и которым сложно управлять. Выбирая один из них для своей команды, убедитесь, что он не требует каких-либо технических навыков. Мало того, убедитесь, что у него приятный интерфейс, удобный для пользователя.
Одним из признаков, указывающих на программное обеспечение без кода, является функция перетаскивания. Благодаря этому члены команды могут легко сотрудничать и более эффективно планировать свои задачи без написания какой-либо строки кода.
Кроме того, вы должны проверить, есть ли у него конструктор форм WYSIWYG. Это позволяет членам вашей команды легко создавать формы, не прибегая к услугам эксперта. Он также отлично подходит для создания рисунков, многочисленных полей, данных и карт.
5. Гибкая схема рабочего процесса
Суть программного обеспечения для управления рабочими процессами заключается в том, чтобы помочь вам упростить ваши бизнес-процессы и задачи. В связи с этим вам следует выбрать тот, который имеет гибкий шаблон рабочего процесса.
Когда вы это сделаете, вы сможете разработать шаблон, который работает для вашего бизнеса и подходит для него.
Вывод
В этом посте я поделился с вами пятью функциями, на которые вы должны обратить внимание, прежде чем выбрать программное обеспечение для рабочего процесса.
Прежде чем принять решение о том, какое программное обеспечение для рабочего процесса выбрать, важно отметить, что речь не идет о том, что хорошо, а что плохо. Скорее, вам следует взглянуть на структуру, потребности и общие цели вашей компании, прежде чем сделать выбор.
